grandov.ru   страница 1 ... страница 4страница 5страница 6страница 7страница 8
скачать файл

(цифрами и прописью)

ед. хр., с N _____________ по N _____________, в том числе:


литерные номера:
пропущенные номера:
_____________________________ кадров м/ф страхового фонда

(цифрами и прописью)

скопировано _______________________ дел

(цифрами и прописью)


Наименование должности работника

ведомственного архива, составившего

итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Заведующий ведомственным

архивом Подпись Расшифровка подписи


Дата
ОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

архивного учреждения

от ________________ N _________ от ________ N ______
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма описи страхового фонда
Приложение 22

к п. 7.1.6, 8.2.2, 11.2.9


УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Подпись Расшифровка

руководителя организации подписи


Дата
Фонд N ____________
ОПИСЬ N ___________

дел постоянного хранения

за ________ год
__________________________________________________________________

Название раздела (структурного подразделения организации)




N
п/п

Индекс дела

Заголовок дела
(тома, части)

Дата дела
(тома,
части)

Кол-во листов
в деле (томе,
части)

Примеча-
ние

1

2

3

4

5

6


















В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,

(цифрами и прописью)
с N _____________ по N _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи


Заведующий ведомственным архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи


Дата
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК Протокол ЦЭК (ЭК)

архивного учреждения Наименование организации


от ________ N ______ от ________________ N ________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 23

к пп. 7.1.14, 7.2.4


ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ N ___ (ф. N ____)
Всего в настоящей описи пронумеровано ____________________ листов,

(цифрами и прописью)


в том числе:
литерные номера: ________________
пропущенные номера: _____________
Наименование должности

работника ведомственного архива,

ответственного за учет Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа - заверителя описи дел
Приложение 24

к пп. 7.2.5, 7.4.7


__________________________________________________________________

(название государственного архива <*>),


__________________________________________________________________

(название фонда)


Фонд N ___
ОПИСЬ N ____
__________________________________________________________________

(название описи)


Крайние даты дел __________________
--------------------------------

<*> Заполняется в государственном архиве.
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа законченной описи дел

постоянного хранения


Приложение 25

к пп. 7.3.3, 7.3.6, 8.2.2


УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Подпись Расшифровка

руководителя организации подписи


Дата
Фонд N ____________
ОПИСЬ N ___________

дел временного (свыше 10 лет)

хранения

за ________ год


__________________________________________________________________

Название раздела (структурного подразделения организации)




N
п/п

Индекс дела

Заголовок
дела
(тома,
части)

Дата дела
(тома,
части)

Срок хра-
нения де-
ла (тома,
части)

Кол-во листов
в деле (томе,
части)

При-
ме-
ча-
ние

1

2

3

4

5

6

7





















В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,

(цифрами и прописью)
с N _____________ по N _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности

составителя Подпись Расшифровка подписи


Дата
Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи


Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ________ N ______
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного

(свыше 10 лет) хранения


Приложение 26

к пп. 5.6.7, 7.4.3, 8.2.2


УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Подпись Расшифровка

руководителя организации подписи


Дата
Фонд N ____________
ОПИСЬ N ___________

дел по личному составу

за ________ год
__________________________________________________________________

Название раздела




N
п/п

Индекс дела

Заголовок
дела
(тома,
части)

Дата дела
(тома,
части)

Срок хра-
нения де-
ла (тома,
части)

Кол-во листов
в деле (томе,
части)

При-
ме-
ча-
ние

1

2

3

4

5

6

7





















В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,

(цифрами и прописью)
с N _____________ по N _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности

составителя Подпись Расшифровка подписи
Дата
Начальник отдела кадров

(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи


Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного

учреждения

от ________ N ______ от ________________ N ________

Формат А4 (210 х 297 мм)


Форма годового раздела сводной описи дел

по личному составу


Приложение 27

к пп. 8.2.2, 8.2.4


__________________________________________________________________

(наименование организации)


__________________________________________________________________

(название ведомственного архива)


КНИГА

УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ


Том N ________
Начат ________
Окончен ______
Формат А3 (297 х 420 мм)
Форма титульного листа к книге учета поступления

и выбытия документов





N
п/п

Дата
поступ-
ления
или
выбытия

Наименование
организации
(структурного
подразделения,
лица, архива),
от которой
поступили (или
выбыли) доку-
менты

Название,
номер и
дата до-
кумента,
подтвер-
ждающего
поступ-
ление или
выбытие
докумен-
тов

Название
и номер
фонда,
описи и
посту-
пивших
или
выбывших
докумен-
тов

Крайние
даты пос-
тупивших
или выбыв-
ших доку-
ментов,
включенных
в опись

Поступление описанных
документов

Выбытие описанных
документов

Неописанных
дел, докумен-
тов листов

Приме-
чание

количество дел

количество дел

посто-
янного
хране-
ния

времен-
ного
хране-
ния

по лич-
ному
составу

посто-
янного
хране-
ния

времен-
ного
хране-
ния

по лич-
ному
составу

посту-
пило

выбы-
ло

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15













































Итого в ________ году поступило ____________________ дел (+

(цифрами и прописью)

документов, листов), в том числе:

показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13

книги;


выбыло _______________________ дел (+ документов, листов), в том

(цифрами и прописью)

числе:

показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.


Наименование должности лица,

составившего итоговую

годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Заведующий ведомственным

архивом Подпись Расшифровка подписи


Дата
Формат А3 (297 х 420 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия документов
Приложение 28

к пп. 5.6.8, 8.2.2, 8.2.5


Наименование организации
Название ведомственного архива
СПИСОК ФОНДОВ
Том N _______
Начат _______
Окончен _____
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа списка фондов


N фонда

Название
фонда

Дата первого
поступления
документов
фондов

Отметка о выбытии фонда

Примечание

Куда
выбыл

Дата и N
документа,
на основании
которого выбыл

1

2

3

4

5

6


















На 01.01.____ года в список включены фонды с N _______________ по

N _________________

Всего хранится в архиве _______________________ фондов, из них:

(цифрами и прописью)

________________________ содержат особо ценные дела.

(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности работника

ведомственного архива, составившего

годовую итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Заведующий ведомственным архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи


Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма списка фондов
Приложение 29

к пп. 5.6.6, 5.6.9, 8.2.2, 8.2.7


ЛИСТ ФОНДА N ___
______________________ __________________ ___________________

(местонахождение (дата первого (дата посылки

фонда (наименование поступления карточки фонда в

организации, где документов фонда) архивное

хранится фонд)) учреждение)


Крайние даты каждого
названия фонда

Название фонда

1

2






1. УЧЕТ НЕОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ




Дата
записи

Название, N
и дата доку-
мента, по
которому
поступили
или выбыли
документы

Поступление

Выбытие

Наличие
(остаток)

Кол-во дел,
документов,
листов

Крайние
даты дел
и доку-
ментов

Кол-во дел,
документов,
листов

Крайние
даты дел
и доку-
ментов

Всего дел,
документов,
листов

1

2

3

4

5

6

7






















2. УЧЕТ ОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ




Дата
за-
писи

Номер
описи
дел

Крайние
даты дел
описи

Название
описи или
аннотации
документов

Пос-
тупи-
ло
дел

Выбыло

Наличие (остаток)

Замикрофиль-
мировано дел
постоянного
хранения

Дел

Основание
выбытия
(название,
дата, N
документа)

В том числе
по описям,
утвержденным
ЭПК

Всего
дел в
фонде

В том числе

постоянного хранения

по л/с

дел

крайние
даты дел

из них по описям,
утвержденным ЭПК

дел

крайние
даты дел

дел

крайние
даты дел

дел

крайние даты
дел

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17



















































Формат А4 (210 х 297 мм)


Форма листа фонда
Приложение 30

к пп. 8.2.3, 8.2.8


КАРТОЧКА ФОНДА N
__________________________________________________________________

(место хранения фонда - наименование организации,

в архиве которой хранится фонд)
__________________________________________________________________

(дата первого поступления документов фонда в архив)




Крайние даты каждого
названия фонда

Название фонда






Формат А5 (148 х 210 мм)


Форма карточки архивного фонда

(лицевая сторона)


Учет изменений в составе и объеме фонда





на
01.01.____ г.

на
01.01.____ г.

на
01.01.____ г.

на
01.01.____ г.

Всего дел в фонде












И
З


Н
И
Х

Постоян-


ного
хранения

Всего дел













Крайние
даты дел













Внесено в
описи,
утвержденные
ЭПК, в том
числе ОЦД
(знамена-
тель)













Крайние
даты дел












По
личному


составу

Всего дел













Крайние
даты дел













Внесено в
описи, согла-
сованные с
ЭПК (крайние
даты дел)













Наличие
неописанных
документов
(дел, доку-
ментов, лис-
тов)













Замикрофильмировано дел












Заведующий ведомственным архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата

Форма карточки архивного фонда

(оборотная сторона)
Приложение 31

к пп. 10.2.4, 10.2.7


Наименование организации 630082, Новосибирск,

ул. Жуковского,

105/2, кв. 5

т. Петрову Б.И.


АРХИВНАЯ СПРАВКА

31.06.83 N 04-5/173

Москва

На N 310 от 25.06.83


В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель - декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.

Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 - 106.


Справка выдана для предоставления по месту работы.
Наименование должности

руководителя (структурного

подразделения, в состав

которого входит архив) организации Подпись Расшифровка подписи


Заведующий архивом (лицо,

ответственное за архив

организации) Подпись Расшифровка подписи
Гербовая печать организации
Формат А4 (210 х 297 мм)

или А5 (148 х 210 мм)


Образец архивной справки
Приложение 32

к п. 10.5.5


Наименование организации
Название ведомственного архива
АНКЕТА ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
Фамилия __________________________________________________________

Имя ____________________ Отчество ________________________________

Год рождения ___________________ Национальность __________________

Партийность ______________________________________________________

Место работы и должность _________________________________________

__________________________________________________________________

Образование, ученая степень, звание ______________________________

Тема, хронологические границы исследования _______________________

__________________________________________________________________

Адрес, телефон служебный _________________________________________

Адрес, телефон домашний __________________________________________

__________________________________________________________________

Серия и N паспорта, когда, кем выдан _____________________________

С правилами работы в читальном зале архива ознакомлен, даю

обязательство их выполнять _______________________________________

(подпись исследователя)


Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма анкеты исследователя
Приложение 33

к п. 10.6.4


Наименование организации
Название ведомственного архива
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ

И ИХ ЛИЧНЫХ ДЕЛ


Начат ___________
Окончен __________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа журнала регистрации

исследователей и их личных дел


Продолжение приложения 33


N
п/п

Фамилия, имя, отчество
исследователя

N личного дела
исследователя

N личного дела иссле-
дователя, ранее рабо-
тавшего в читальном
зале архива

1

2

3

4












Итого в __________ году в читальном зале архива работало _________

________________________ исследователей.

(цифрами и прописью)


Наименование должности сотрудника

ведомственного архива,

составившего запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма журнала регистрации исследователей

и их личных дел


Приложение 34

к п. 10.6.4


Наименование организации
Название ведомственного архива
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЯМИ

ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА


Начат ___________
Окончен _________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа журнала регистрации посещений

исследователями читального зала


Продолжение приложения 34


N
п/п

Дата посещения

Фамилия, инициалы исследователя <*>
(разборчиво)

1

2

3









Итого в _______ году количество посещений читального зала

исследователями составило ___________________________

(цифрами и прописью)


Наименование должности сотрудника

ведомственного архива Подпись Расшифровка подписи


Дата
--------------------------------

<*> Графа заполняется исследователем.
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма журнала регистрации посещений исследователями

читального зала


Приложение 35

к пп. 5.5.5, 10.6.5


Наименование организации
Название ведомственного архива
КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
Начата _____________
Окончена ___________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа книги выдачи дел из хранилища
Продолжение приложения 35


N
п/п

Дата выдачи
дел

Фонд
N

Опись
N

Дело
N

Кому
выдано

Расписка
в полу-
чении
дела

Дата
возвра-
та дела

Расписка
в воз-
вращении
дела

1

2

3

4

5

6

7

8

9



























Итого в ____ году выдано из хранилища N _____________________ дел

(цифрами и прописью)
Наименование должности работника,

составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи


Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение 36

к п. 11.1


СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного архива Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Дата
СПИСОК ЛИЦ,



АРХИВЫ КОТОРЫХ ПОДЛЕЖАТ УЧЕТУ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ



N
п/п

Фамилия, имя,
отчество, годы
жизни

Основные места
работы и зани-
маемые долж-
ности

Ученая степень,
ученое (почет-
ное) звание,
правительст-
венные награды

Наличие доку-
ментов и све-
дений об их
передаче на
государствен-
ное (ведомст-
венное) хране-
ние

Адрес места
хранения ар-
хива; сведе-
ния о вла-
дельце архи-
ва (адрес,
телефон и
т.д.)

При-
ме-
ча-
ние

1

2

3

4

5

6

7





















Итого в список включено __________ лиц - владельцев архивов.


Заведующий ОДОБРЕНО

ведомственным архивом Подпись Расшифровка Протокол ЦЭК (ЭК)

подписи от _______ N ____
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма списка лиц, архивы которых подлежат учету

в ведомственном архиве

Приложение 37

к п. 11.1


В ________________________________________________

(наименование организации

и ведомственного архива)

от _______________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

ей

проживающ--- _____________________________________



его (домашний адрес)

________________________________ телефон _________

паспорт серии __________________ N _______________

выдан "__" _____________________________ _________

(число) (месяц) (год)

отд. милиции _____________________________________


ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять на временное хранение документы ________________

______________________________________________ согласно сдаточной

(фамилия, имя, отчество владельца документов)

описи с последующей передачей их на постоянное государственное

хранение в _______________________________________________________

(наименование госархива)


Подпись (разборчиво) _________________
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма заявления владельца документов личного происхождения

о передаче их на хранение в ведомственный архив


Приложение 38

к п. 11.1


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Название ведомственного архива Наименование должности

руководителя организации

АКТ

Подпись Расшифровка



_______________ N ______________ подписи

________________________________

(место составления) Дата
приема - передачи документов Гербовая печать

личного происхождения организации

на временное хранение

в ведомственный архив


Основание: заявление владельца документов личного происхождения __

_________________________________ от "__" ____________ г. о приеме

(Ф.И.О. владельца документов)

документов на временное хранение в _______________________________

(наименование организации и

________________________________ с последующей передачей их на

название ведомственного архива)

постоянное государственное хранение в ____________________________

(название госархива)

В соответствии с заявлением ______________________________________

(Ф.И.О. владельца документов)

передает лично ему (ей) принадлежащие документы, а _______________

__________________________________________________________________

(наименование организации и название ведомственного архива)

принимает на временное хранение на срок ________________ документы

_____________________________________ согласно сдаточной описи

(Ф.И.О. владельца документов)

N _________ в количестве __________ документов.

По истечении указанного срока хранения ___________________________

(наименование организации

_________________________________ обязуется передать документы ___

и название ведомственного архива)

______________________________ в полном составе на государственное

(Ф.И.О. фондообразователя)

хранение в _______________________________________________________

(название госархива)


С момента подписания настоящего акта документы являются

государственной собственностью и входят в состав Государственного

архивного фонда СССР.
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

владельца документов подписи заведующего подписи

ведомственным

архивом
Подпись Расшифровка

председателя подписи

ЦЭК (ЭК)


организации
Дата
В книге учета поступления и выбытия документов произведена запись

N ____, документы отнесены к фонду N __________


Наименование должности

работника архива, сделавшего

запись в книге учета

поступления и выбытия Подпись Расшифровка

подписи

Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)


Форма акта приема - передачи документов личного

происхождения на временное хранение в ведомственный архив


Приложение 39

к п. 11.1


СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ

документов ______________________________

(Ф.И.О. владельца документов)
Фонд N _________


N
п/п

Заголовки временных дел

Количество документов
в деле

Примечание

1

2

3

4












ИТОГО в сдаточной описи учтено _______________________ документов,

(цифрами и прописью)

составляющих ________________________ временных дел.

(цифрами и прописью)
Опись составил:
Наименование должности

работника архива,

составившего опись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации

Подпись Расшифровка подписи


Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма сдаточной описи документов личного происхождения
Приложение 40

к п. 11.3.1


АКТ УТВЕРЖДАЮ
_______________ N ______________ Наименование должности

________________________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

описания документов подписи

личного происхождения

Дата
Фонд N ___________________________________________________________

(название фонда)

по состоянию на ______________________ в фонде N ______________ по

(дата начала работы)

учетным данным числилось _______________ описей, _________________

временных дел (единиц хранения), _____________________ документов.

В процессе описания сформировано __________ дел (единиц хранения),

выделено не подлежащих хранению _____________ документов (листов),

____________ дел; возвращено владельцу ________________ документов

(листов), ____________ дел (единиц хранения).

Вновь составлена опись N _________ на ___________ дел.

По состоянию на ___________________________ в фонде N ____________

(дата завершения работ)

числится ___________ описей, ______________ дел (единиц хранения)

за ____________ годы.

Проведены следующие виды работ ___________________________________

(перечисляются виды проведенных

__________________________________________________________________

работ, кроме описания документов)

в объемах: _______________________________________________________

__________________________________________________________________

(каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)


К описи составлен следующий научно - справочный аппарат __________

__________________________________________________________________

(предисловие, оглавление, указатели)

Работу выполнили ___________________________ Подписи Расшифровка

(наименования должностей) подписей
Работу принял

заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка

подписи
Дата
Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол N __________ от _______________________


Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол N __________ от _______________________


Изменения в учетные документы внесены

Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка

подписи

Дата
Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве



___________ дел (документов) на л.
Подпись владельца архива Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации

Подпись Расшифровка подписи


Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта описания документов личного происхождения
Приложение 41

к пп. 11.3.2, 13.2.4, 14.2.4


УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор

руководителя организации государственного архива

скачать файл


<< предыдущая страница   следующая страница >>
Смотрите также:
Главное архивное управление при совете министров СССР основные правила работы ведомственных архивов
2521.09kb.
Государственный стандарт союза сср
68kb.
В ред. Постановления гкнт СССР и Госкомтруда СССР от 22. 10
181.15kb.
Утверждены министерством здравоохранения СССР от 13 июня 1959 г
98.8kb.
За особые достижения в области научных исследований и подготовки специалистов Постановлением ЦК кпсс и Совета Министров СССР №326 от 13. 03. 87 г. Мрти был отнесен к числу ведущих вузов СССР
159.39kb.
Правила по технике безопасности при изучении биологии в общеобразовательных школах системы Министерства просвещения СССР
238.5kb.
Правила безопасности при обращении с радиоактивными отходами атомных станций
253.02kb.
Правила строительство в сейсмических районах снип ii-7-81 Москва
3649.38kb.
Контрольно-счетная палата воронежской области информация
112.51kb.
Государственный стандарт союза сср геодезия термины и определения Geodetisy. Terms and definitions
1679.28kb.
Главное управление образования и молодежной политики Алтайского края
1084.89kb.
Правила рекламационной работы Порядок действий при выявлении неисправности оборудования в гарантийный срок
34.75kb.